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Digital statt analog: In einem papierlosen Büro geht es darum, bewusst zu entscheiden, an welchen Stellen tatsächlich noch mit physischen Materialien gearbeitet werden soll. Ob zu 100% auf jegliche Form von Papier verzichtet werden soll oder nicht, obliegt natürlich Ihrer individuellen Entscheidung. Die Einführung eines papierlosen Büros hat häufig ein effizienteres Arbeiten zur Folge und auch die Zusammenarbeit im Team kann sich bei einer zentralen/digitalen Ablage von Dokumenten stark vereinfachen.
Lesen Sie in diesem Artikel:
Rund 250 Kilogramm Papier soll jeder Deutsche durchschnittlich pro Jahr verbrauchen – im privaten Bereich zuhause, vor allem aber auch im Büro. Diese Menge hat sich trotz zunehmender Digitalisierung in allen Bereichen unseres Lebens in den letzten Jahren nicht wesentlich reduziert.
Ein kurzer Einschub vorweg: Papier ist eine erneuerbare Ressource und der am häufigsten vollständig recycelte Rohstoff in Europa. Auch digitale Ablagen und elektronische Kommunikationsmedien belasten die Umwelt durch die Produktion der Geräte und deren Nutzung (Strom, Serverleistungen, cloudbasierte Speicherung, …).
Dennoch fragen viele Menschen nach Möglichkeiten, die eigenen Papiermassen zu reduzieren und somit für Raumersparnis und einen einfachereren Überblick über ihre Unterlagen zu sorgen.
Papierlos oder zumindest papierminimiert zu arbeiten, reduziert die Unübersichtlichkeit und das Chaos. Wer sich im Team für eine digitale Zusammenarbeit entscheidet, kann ortsübergreifend auf sorgfältig abgelegte Dokumente zugreifen. “Think before you print“: Der Hinweis, der in der Signatur vieler E-Mails zu lesen und mit der Bitte verbunden ist, nur dann zu drucken, wenn das Dokument auch wirklich in Papierform erforderlich ist, erinnert daran, das physische Portfolio an Dokumenten gering zu halten. Denn gerade E-Mails und auch Briefe können in vielen Fällen in digitaler Form verarbeitet oder weitergereicht werden.
In vielen Büros werden immer noch tagtäglich unendlich viele Seiten ausgedruckt, die bereits in digitaler Form gespeichert sind und daher eigentlich nicht in gedruckter Ausfertigung vorliegen müssten. Vor allem beim Ausdrucken mehrseitiger Dokumente oder Internetseiten kommt es häufig vor, dass leere Seiten oder nicht benötigte Informationen ebenfalls mit ausgedruckt werden. Und somit wird Material produziert, welches wiederum Raum einnimmt (in Aktenschränken, Ordnern oder Ablagen).
Genaue Zahlen liefert eine aktuelle Studie zum Thema “Papierloses Büro in Deutschland und Österreich“, die Anfang 2019 erschienen ist. Befragt wurden knapp 1.700 Büroangestellte, die einen PC-Arbeitsplatz haben. Das Ergebnis der Studie:
Und damit liegen sie richtig. Denn der Papierverbrauch lässt sich in Büro und auch im Home-Office tatsächlich ohne größeren Aufwand reduzieren.
Indem Sie Klarheit über alle Ihre Zettel, Nachrichten und Aufgaben gewinnen, werden Sie nicht nur papierfreier, sondern entlasten neben Ihrem Schreibtisch auch Ihren Kopf und maximieren Ihre Produktivität. Getting Things Done gibt Ihnen ebenfalls Hilfestellungen zu folgenden Themen:
Eine Möglichkeit besteht darin, Dokumente und Dateien ganz einfach per USB-Stick, Speicherkarte, mit einer externen Festplatte oder natürlich auch per E-Mail an Kollegen und andere Menschen weiterzureichen. Das spart nicht nur Papier und obendrein Kosten für Verbrauchsmaterial wie etwa teure Toner und Tinte, sondern auch Zeit und Nerven. Denn das Speichern auf einem externen Speichermedium nimmt zumeist weniger Zeit in Anspruch als das Ausdrucken eines mehrseitigen Dokuments. Im Übrigen können Präsentationen, Tabellen oder Grafiken perfekt am Bildschirm betrachtet werden. Und platzsparend ist das papierlose Büro ebenfalls. Die einst meterlangen Regale voller Akten gehören dank papierlosen Arbeiten der Vergangenheit an, da wird eine Menge Raum frei!
Muss tatsächlich das ganze Dokument ausgedruckt werden oder reicht es vielleicht, nur ein paar Seiten daraus zu drucken? Oder das Material gar direkt abzulegen?
Der Papierverbrauch lässt sich zumindest reduzieren, wenn Papiere, die wirklich in schriftlicher vorliegen müssen, von beiden Seiten bedruckt werden. Hierfür gibt es entsprechende Standardeinstellungen am Computer.
Bei besonders wichtigen Dokumenten macht es Sinn, diese per Post zu verschicken. In vielen Fällen reicht aber tatsächlich eine E-Mail aus. Dies sollte im Einzelfall geprüft werden.
Um an das ökologische Bewusstsein der Mitarbeiter zu appellieren, können Papiersparwochen zum Beispiel zweimal im Jahr ausgerufen werden. Diejenige Abteilung eines Unternehmens, die am wenigsten Papier in einer vorher festgelegten Zeit verbraucht bzw. spart, könnte am Ende der Aktion eine Anerkennung erhalten.
Neben der Möglichkeit, Papier und andere, mit dem Drucken verbundene Verbrauchsmaterialien einzusparen, bringt das papierlose Büro noch einige weitere Vorteile mit sich. Werden Dokumente in eine zentrale digitale Ablage abgelegt, kann jeder – auch über Suchfunktionen – darauf zugreifen, sofern entsprechende Rechte vergeben wurden. Das führt unter anderem auch zu einer Steigerung der Effizienz. Denn wie viel Zeit geht in Büros oftmals dafür drauf, die passenden Papiere und Dokumente zu suchen – vor allem, wenn die Kollegen eine völlig abweichende Vorstellung von System und Ordnung haben. Dazu kommt der Dokumentationsaspekt: Im digitalen papierlosen Office ist es nämlich leichter, Arbeiten zu dokumentieren und diese nachzuverfolgen – ohne dabei eine Papierflut zu verursachen.
In jedem Fall ist effizienteres Zeitmanagement durch produktives Arbeiten, aber auch kollaboratives Arbeiten mit mehreren Personen oder Teams die Folge papierlosen Arbeitens.
Viele Unternehmen, die ihre Daten zentral und insbesondere mobil immer abrufbar haben möchten, entscheiden sich für eines der gängigen Cloud-Systeme, bei denen die Software nicht auf einem lokalen Rechner läuft, sondern auf einem Server, der die „Datenwolke“ global und rund um die Uhr bereitstellt. Komplizierte und kostenintensive Installationen neuer Software fallen damit nicht mehr an. Und auch die äußerst sensible Thematik rund um die Verschlüsselung der Daten ist mittlerweile gelöst, weil die diversen Anbieter das Thema glücklicherweise ausgesprochen ernst nehmen. Als wesentliche Treiber für das papierlose Büro gelten unter dem Strich also professionelle Softwarelösungen, die das Zusammenarbeiten an Dokumenten bzw. deren Organisation vereinfachen. Eine intelligente Dokumentenverwaltung ist beispielsweise heute in der Lage, die Ablage von Papier in den meisten Fällen überflüssig machen und so die lästigen Papierberge im Büro zu reduzieren. Während smarte Scan-Lösungen Informationen automatisch aus einem Dokument auslesen lassen, erlauben innovative Dokumentenmanagement-Systeme längst auch deren elektronische Bearbeitung. Dies reduziert den Papierverbrauch, aber auch Kosten und Durchlaufzeiten. Zugleich werden die Dokumentensicherheit und Auskunftsfähigkeit der Mitarbeiter erhöht. Damit sichert papierloses Arbeiten auch die Zukunfts- und Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen – eine perfekte Win-Win-Situation!
Trotz der Vorteile, die das papierlose Arbeiten mit sich bringt, sind es vor allem größere Unternehmen, die daran arbeiten, ihre Dokumentenprozesse zu digitalisieren. Verschiedene Studien zeigen, dass sich die meisten kleinen und mittleren Unternehmen eher schwer damit tun, entsprechende Softwarelösungen zu implementieren.
Der Grund: Viele von ihnen halten den Wechsel hin zum papierlosen Büro für zu zeit- und kostenintensiv. Fest steht aber auch, dass die Digitalisierung von Büro- und Geschäftsprozessen – und damit zum papierlosen Büro – in immer mehr Unternehmen auf der Agenda steht. Jedoch ist da – wie so oft im Leben – noch reichlich Luft nach oben.
Last but not least ändert das papierlose Büro logischerweise die Arbeitsatmosphäre sowie die Arbeitsgewohnheiten. Auf der anderen Seite trägt die Flexibilität, die das papierlose Büro bringt, meistens auch dazu bei, weitere Innovationen zu fördern und die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu steigern. Und auch im privaten Bereich punktet das papierlose Büro mit Vereinfachungen, Freiheits- und Platzzugewinn.
Ist der Entschluss gefallen, das papierlose Büro umzusetzen, gilt es zunächst, den Ist-Zustand zu analysieren. Wo und in welchen Bereichen fällt eigentlich Papier an? Dann sollte der Soll-Zustand definiert werden, bevor es schließlich an die schrittweise Umsetzung des papierlosen Büros geht. Die Erfahrung zeigt, dass in dieser Phase nicht immer alles nach Plan läuft und dass die konkrete Umsetzung – je nach Komplexität und Größe des Unternehmens – oftmals länger dauert, als ursprünglich geplant. Daher ist neben Geduld eine gute Planung des A und O. Rom wurde schließlich auch nicht an einem Tag gebaut!
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