Arbeite smarter, nicht härter: Mit Selbstmanagement und KI Stress reduzieren

Kategorie:
GTD, Produktivität, Selbst-/Zeitmanagement, Stressreduktion

So kombinierst du GTD und Technologie für nachhaltigen Erfolg

Künstliche Intelligenz ist längst mehr als ein Trend: Sie verändert, wie wir arbeiten und Entscheidungen treffen. Doch wie nutzt du KI als Führungskraft sinnvoll, ohne die Kontrolle über die zahlreichen Möglichkeiten zu verlieren? In diesem Artikel erfährst du: 

  • Wie Unternehmen Mitarbeitenden die Angst vor KI nehmen und nachhaltig umsetzen
  • Wie du mit Getting Things Done und KI-Tools deine Produktivität steigerst
  • Konkrete Tipps, um KI sinnvoll in deinen Arbeitsalltag zu integrieren und dabei die Kontrolle zu behalten

Getting Things Done ist eine der weltweit führenden Selbstmanagement Methoden, die dir hilft, deine Arbeit zu strukturieren, Prioritäten zu setzen und produktiv zu bleiben. Mit KI stehen dir Tools zur Verfügung, die dich dabei unterstützen, dein Selbstmanagement noch effizienter und effektiver umzusetzen. Ohne eine klare Struktur wie GTD bleibt KI ein leistungsfähiges Werkzeug zur Datenverarbeitung, schafft jedoch weder den Rahmen noch die Priorisierung, die du als Führungskraft benötigst. Dieser Artikel zeigt, wie die Kombination aus einer bewährten Methode und moderner Technologie dir hilft, Entscheidungen gezielt zu treffen und effizient zu handeln.

Das Problem: Angst vor KI und Unsicherheit im Umgang

Viele Menschen begegnen der Einführung von Künstlicher Intelligenz in ihrem Unternehmen mit Skepsis oder Ablehnung. Das liegt vor allem an Unsicherheiten und Ängsten, die aus Studien hervorgehen: 22 % der Beschäftigten befürchten laut PwC durch KI ersetzt zu werden (PwC, 2024), während 80 % Sorgen um Datenschutz und Kontrollverlust äußern (PwC, 2024). Diese Ängste sind nachvollziehbar, denn der rasante Fortschritt von KI stellt viele vor die Frage: „Werde ich noch gebraucht, oder übernimmt bald eine Maschine meinen Job?“

Gleichzeitig zeigt der Future of Jobs Report 2023 des World Economic Forum, dass 75 % der Unternehmen planen, KI in ihre Arbeitsprozesse zu integrieren. KI ist dabei kein kurzfristiger Trend – sie wird langfristig die Art und Weise unserer Arbeit revolutionieren. Unternehmen sehen KI als Möglichkeit, Routineaufgaben effizienter zu gestalten und den Fokus auf kreative und strategische Arbeiten zu legen. Die Herausforderung besteht darin, die Transformation zu meistern und sowohl technologische als auch menschliche Kompetenzen zu fördern.

 

Praxistipp: Mit KI alle Schritte des Getting Things Done Trainings meistern

Getting Things Done lässt sich ideal mit KI-Tools kombinieren, um deinen Workflow und den deines Teams zu optimieren. So bringst du die fünf GTD-Schritte mit KI auf ein neues Level:

1. Sammeln: Alles aus dem Kopf, alles an einen Ort

Nutze Tools wie Microsoft To Do, OneNote oder Planner, um alle Aufgaben, Ideen und E-Mails zu erfassen. Mithilfe von KI kannst du deine Inputs schnell priorisieren:

  • Beispiel: Microsoft CoPilot zeigt dir überfällige Aufgaben an und identifiziert mögliche Aufgaben, die sich in deinen Mails befinden.
  • Zusatz-Tipp: Ein „Mindsweep“ mit ChatGPT kann dir helfen, nichts zu vergessen – lade deine Notizen hoch und lass KI dir Zusammenhänge und mögliche Aufgaben vorschlagen.

2.Verarbeiten: Entscheidungen treffen, was die nächsten konkreten Schritte sind

KI unterstützt dich dabei, schnell und effektiv Entscheidungen zu treffen:

  • Nutze Tools wie ChatGPT, um aus deiner Sammlung konkrete nächste Schritte zu entwickeln. Beispiel: „ChatGPT, was aus dieser Liste soll ich zuerst angehen?“ – und du erhältst konkrete Handlungsvorschläge.

3. Organisieren: Alles an den richtigen Platz bringen

Strukturiere deine Aufgaben in Kategorien oder Kontexte, die Sinn ergeben:

  • Mit Planner oder Kanban-Boards kannst du Aufgaben visuell ordnen.
  • Nutze KI, um Projekte in Unteraufgaben zu gliedern oder Prioritäten zu setzen.
  • Beispiel: Lass CoPilot dir Aufgaben nach Themen oder Deadlines sortieren.

4.Reflektieren: Überblick behalten und planen

KI kann dir helfen, deine To-do-Listen durch regelmäßige Reviews zu überprüfen und zu optimieren:

  • Erstelle mit CoPilot einen „Weekly Review“, der dir offene Aufgaben und wichtige Nachrichten zusammenfasst.
  • ChatGPT kann dir basierend auf deinen Langzeitzielen Prioritäten für die kommende Woche vorschlagen.
  • Beispiel: „CoPilot, was sind die wichtigsten Aufgaben, die ich diese Woche angehen sollte?“

5.Umsetzen: Fokus auf das Wesentliche

Nutze KI, um während der Umsetzung unterstützt zu werden, aber behalte die Kontrolle:

  • Setze dir Zeitblöcke im Outlook-Kalender und bitte ChatGPT um zusätzliche Ressourcen oder Inspirationen zu deinen Aufgaben.
  • Beispiel: „ChatGPT, gib mir eine Struktur für diese Präsentation“ oder „Was sollte ich beachten, wenn ich dieses Thema bearbeite?“

Übung: Deine erste „KI-Mindsweep“-Session

  1. Nimm dir ein paar Minuten Zeit und sammle alles, was dir im Kopf herumschwirrt und zu erledigen ist: Aufgaben, Ideen, E-Mails, Notizen. Nutze dazu ein Tool wie OneNote oder eine einfache Liste.

 

  1. Gib deine Liste in ChatGPT oder Microsoft To Do ein und bitte um eine Kategorisierung nach der GTD-Logik von Kontexten. Beispiel: „Bitte ordne diese Aufgaben in sinnvolle Kontexte ein, damit ich Zusammenhänge leicht erkennen kann und bei der Erledigung eine Zeitersparnis habe“.

 

  1. Überprüfe das Ergebnis und frage ChatGPT welches Cluster am besten von dir zuerst erledigt werden soll.

 

Die Idee hinter dieser Übung ist, dass du ins „Machen” kommst und Vorbehalte gegenüber der Arbeit mit KI in deinem GTD-Selbstmanagement Flow ablegen kannst.

Vorteile von Getting Things Done: KI und Selbstmanagement effizient kombinieren

Durch die Zusammenführung von GTD und KI-Tools kannst du deine Aufgaben und die deines Teams effizienter verwalten und weißt in jeder Situation genau, was als Nächstes zu tun ist.  

 

Getting Things Done hilft dir und deinem Team: 

Effizienz: GTD mit KI priorisiert und sortiert deine To-dos, so hast du mehr Zeit für strategische und kreative Arbeiten.

 

Fokus: Dank klarer Strukturen und automatisierter Zusammenfassungen behältst du den Überblick und konzentrierst dich auf das Wesentliche.

 

Stressreduktion: Alles wird erfasst und organisiert, wodurch du Überlastung vermeidest und produktiver arbeiten kannst.

 

Das Getting Things Done Training bietet eine bewährte Methode, um Arbeit effizient zu organisieren und Stress zu reduzieren. Melde dich jetzt bei uns und erfahre, wie GTD den Arbeitsalltag deines Unternehmens entspannter und produktiver macht!

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