Produktivität steigern trotz Personalabbau: Strategien gegen Burnout

Der GTD-Ansatz bietet ein praxiserprobtes System, um Arbeitslast und Stress zu managen. Es hilft Teams, Aufgaben zu priorisieren, Arbeitsabläufe zu strukturieren und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Hier sind zentrale Tipps, die helfen können:

1. Alles erfassen: Um Stress zu reduzieren, und damit nichts untergeht empfiehlt es sich, alle anstehenden Aufgaben, Ideen und Verpflichtungen an möglichst wenigen Orten zu sammeln, anstatt sie im Kopf zu behalten. Das könnte ein Aufgabensystem wie Microsoft To Do oder Google Tasks sein. Beispiel: Ein Vertriebsleiter nutzt eine zentrale Plattform wie beispielsweise Asana, um Anfragen von Kunden, interne Projekte und strategische Aufgaben zu dokumentieren. Dadurch hat er stets eine vollständige Übersicht über alle anstehenden Tätigkeiten. In wöchentlichen Meetings kann er diese Liste effizient mit seinem Team besprechen und gemeinsam Prioritäten festlegen. So wird verhindert, dass wichtige Aufgaben übersehen werden und die Zusammenarbeit bleibt transparent.

2. Klarheit schaffen:Jede Aufgabe wird klar definiert mit Hilfe der Frage: Was ist der nächste konkrete Schritt? So kann Zeit gespart und Entscheidungen schneller getroffen werden. Beispiel: Eine Projektleiterin erhält eine Anfrage von einem Kunden, der Änderungen an einem laufenden Projekt vorschlägt. Mithilfe von GTD unterteilt sie die Anfrage in konkrete nächste Schritte wie „Änderungsanforderungen durch das Team prüfen“, „Zeitplan für die Umsetzung erstellen“ und „Kunden anrufen wegen Änderungswünschen“. Diese klare Struktur ermöglicht es ihr, die Aufgaben an die richtigen Personen zu delegieren und sicherzustellen, dass die nächsten Schritte ohne Verzögerung erfolgen.

3. Organisieren:Aufgaben werden nach Kontexten und Prioritäten sortiert. So bleibt der Fokus immer auf den wichtigsten Aufgaben, die in einem gegebenen Arbeitskontext erledigt werden können. Beispiel: Ein Vertriebsleiter organisiert seine Aufgaben in Kategorien wie „Telefon“, „Computer“, „Office“ und „Warten auf “. Während er unterwegs ist, konzentriert er sich ausschließlich auf „Telefon“ Aufgaben, die er von seinem Mobiltelefon aus führen kann. Im Büro widmet er sich den „Office” Aufgaben, da er dort Zugang zu relevanten Unterlagen hat. Diese Organisation nach Kontexten ermöglicht es ihm, seine Zeit bestmöglich zu nutzen, unabhängig davon, wo er sich gerade befindet.

4. Reflektieren:GTD empfiehlt regelmäßige Reviews, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben aktuell und organisiert bleiben. So ist das Team konzentriert und sorgt für eine klare Ausrichtung. Beispiel: Ein Marketing-Team plant am Ende jeder Woche eine halbstündige Review-Session. In dieser Besprechung werden abgeschlossene Aufgaben überprüft, Prioritäten für die nächste Woche gesetzt und mögliche Hindernisse besprochen. Diese regelmäßige Reflexion ermöglicht es dem Team, flexibel auf Veränderungen zu reagieren und langfristige Marketingziele im Auge zu behalten.

5. Umsetzen:Mit einem klaren System wissen Mitarbeiter genau, worauf sie sich konzentrieren dürfen, ohne sich von weniger wichtigen Aufgaben ablenken zu lassen. Beispiel: Eine Vertriebsmitarbeiterin plant ihre Woche mithilfe der GTD-Methode. Sie beginnt jeden Morgen mit den drei wichtigsten Aktivitäten, wie dem Erstellen von Angeboten, der Nachverfolgung von Leads und der Vorbereitung auf Kundengespräche. Administrative Tätigkeiten, wie die Pflege von CRM-Daten, werden auf spezifische Zeitfenster am Nachmittag gelegt. Diese klare Fokussierung stellt sicher, dass die vertriebsrelevanten Aufgaben Priorität behalten und weniger dringende Tätigkeiten nicht vom Kernziel ablenken.