Das Mitarbeitergespräch ist ein Dialog, kein Monolog

Kategorie:
GTD, Produktivität, Selbst-/Zeitmanagement, Zusammenarbeit

Wie du mit einem Austausch das Engagement deines Teams steigerst

In der Berufswelt gibt es Gespräche zwischen Vorgesetzten und Angestellten, die deine ganze Aufmerksamkeit erfordern: Mitarbeitergespräche. Wir wissen, dass es viele Monate dauert, ein solides und dauerhaftes Vertrauen aufzubauen. Innerhalb weniger Augenblicke kann dieses Vertrauen jedoch durch eine schlecht vorbereitete Unterhaltung oder ein negativ verlaufendes Gespräch zerstört werden. Dies kann zur Folge haben, dass deine Mitarbeiter sich immer weniger engagieren und schließlich das Unternehmen verlassen.

Laut einer Studie von Gartner kündigen 75 % der Menschen nicht wegen ihrer Arbeit oder ihren Aufgaben, sondern wegen ihrer Manager. Führungskräfte spielen daher eine entscheidende Rolle für die Gesamterfahrung der Mitarbeiter. Nur wenn die Kommunikation respektvoll und offen bleibt und die Erwartungen auf beiden Seiten erfüllt werden, kann ein hohes Maß an Vertrauen aufgebaut werden. Mitarbeiter fühlen sich gestärkt und sind bereit, ihr Bestes zu geben, wie Statistiken zur Mitarbeitermotivation zeigen. Wird dieses Vertrauen gestört, wenden sich Kollegen oft allmählich ab, anstatt den Dialog zu suchen.

Mehr dazu in diesem Artikel:

Erfahre, welche Dinge du vor dem Mitarbeitergespräch erledigen solltest und warum das wichtig ist.
Erkenne, worauf du während des Gesprächs besonders achten musst.
Lerne, wie du das Gespräch zu deinem Erfolgsfaktor machst.

Welche Vorbereitungen sind notwendig und aus welchen Gründen

1. Plane im Voraus und definiere deine Ziele im Vorfeld

Jeder braucht Zeit zur Vorbereitung. Es ist sinnvoll, etwa 90 Minuten einzuplanen, um sicherzustellen, dass alle Themen und Details gründlich besprochen werden können. Als Leiter/in ist es wichtig, klar zu definieren, was aus dem Gespräch erreicht werden soll, egal ob persönlich oder virtuell. Ein im Voraus erstellter Plan mit Diskussionspunkten, spezifischen Bedürfnissen und Zielen hilft dabei. Das Modell der sechs „Fokus-Horizonte” aus dem GTD®-Ansatz ist dabei besonders nützlich, um Verantwortlichkeiten und den Status von Projekten zu klären. Eine Mindmap kann helfen, alle Rollen und Erwartungen klar zu visualisieren.

2. Schaffe dir Klarheit über deine Absichten

Stelle dir im Vorfeld folgende Fragen: Was will ich wirklich? Welche Überzeugungen habe ich und sind sie zielführend? Wie kann ich sie anpassen, um meine Absicht zu unterstützen?

3. Liste deine Erwartungen auf und stelle Fragen

Formuliere klar die Handlungen und Verhaltensweisen, die du von deinem Gesprächspartner erwartest. Falls einige dieser Aufgaben nicht erfüllt sind, suche iterativ nach den Gründen. Dies bildet die Basis für einen fruchtbaren Austausch. Ein pragmatisches Diagnoseraster könnte dabei helfen:

Wie fördern die Umgebung, die Werkzeuge und die Kultur des Teams die erwarteten Verhaltensweisen?
Welche spezifischen Fähigkeiten sind notwendig?
Welches Wissen wird benötigt?

Welche Elemente erfordern während des Gesprächs unsere Aufmerksamkeit?

1. Zuhören, um zu verstehen

Wir neigen dazu, reflexartig zu antworten. Lade dich ein, zuzuhören, um zu verstehen. Notiere die wichtigsten Punkte, bevor du reagierst. Das baut mögliche Spannungen ab, da dein Gesprächspartner oder Gesprächspartnerin sieht, dass du ihm zuhörst, und sich gehört fühlt.

Es geht darum, zu verstehen, was in der anderen Person vorgeht. Halte den Raum für den Dialog offen, auch wenn eure Ansichten voneinander abweichen.

2. Finde eine gemeinsame Basis

Wird das Gespräch angespannt und zeichnet sich keine gemeinsame Richtung ab, sprich die Meinungsverschiedenheit an und schlage vor, gemeinsam einen gemeinsamen Boden zu finden. Höre ruhig zu und lege gemeinsam einen Fahrplan fest. Vermeide es, das Verhalten mit der Identität einer Person zu verwechseln. Durch unangemessenes Verhalten wird die Person in eine „Schublade“ gesteckt. Nutze das GTD-Modell „Fokus-Horizonte”, um einen gemeinsamen Nenner zu finden. Frage deinen Gesprächspartner: „Hilf mir dabei, deine Beweggründe zu verstehen“, oder „Was willst du erreichen?“, oder „Ich bin neugierig, warum…“. Wenn ihr das gleiche Ziel habt, könnt ihr es gemeinsam verfolgen.

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Wie kann Klarheit, Vertrauen und eine offene Kommunikation erreicht werden?

1. Den Worten Taten folgen lassen

Dokumentiere das Gespräch und teile deine Verpflichtungen und nächsten Schritte mit. Das schafft Transparenz und stärkt die Beziehung zu deinem Mitarbeiter. Nicht eingehaltene Versprechen führen zu Frustration und Vertrauensbruch.

2. Die Häufigkeit der Treffen optimieren

Unternehmen, die diese Art von Gesprächen regelmäßig 4-6 Mal pro Jahr führen, fördern eine Feedback-Kultur, die es ermöglicht, Fehler in Lernerfolge umzuwandeln. Eine schnelle Bestandsaufnahme zu zweit ist ein Ritual, um Prioritäten neu zu kalibrieren, Erfolge zu feiern und einen Lernweg einzuschlagen. Regelmäßige, kurze Gespräche helfen dabei, Prioritäten und Relevanz der Projekte neu zu kalibrieren und sicherzustellen, dass jeder seine Zeit und Energie sinnvoll investiert.

Als Manager/in gilt es, strukturierende Routinen zu etablieren, die Beziehungen langfristig festigen. Deine Gespräche sind dann frei von Missverständnissen, die zu toxischer Kommunikation führen können.

GTD-Training sind ein idealer Weg, um dich mit diesen Ansätzen und Techniken vertraut zu machen. Probiere es selbst aus: Klicke hier für mehr Informationen zu Getting Things Done.