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Mehr schaffen, weniger Stress: Wie du deine Arbeitsweise optimierst
Kategorie:
GTD, Produktivität, Selbst-/Zeitmanagement, Stressreduktion
GTD, Produktivität, Selbst-/Zeitmanagement, Stressreduktion
Die besten Tipps, um Ablenkungen zu minimieren und deinen Fokus zu stärken
Viele Berufstätige haben am Ende des Tages das Gefühl, zwar zahlreiche Aufgaben erledigt und Initiativen koordiniert zu haben, doch das Wesentliche bleibt oft unerledigt. Für andere wird der übervolle Kalender mit Meetings, Videokonferenzen und Ad-hoc-Anfragen zur Dauerbelastung, was langfristig zu chronischem Stress führt.
Eine aktuelle Studie der Harvard Business Review zeigt, dass 92 % der Angestellten im Jahr 2022 zugeben, dass Besprechungen oft unproduktiv sind. Zudem ergibt die Studie, dass weniger Meetings die Produktivität um 71 % steigern können.
Um deine Zeit besser zu nutzen und dich auf das Wesentliche zu konzentrieren, schlage ich vor, die folgenden Maßnahmen auszuprobieren. So findest du heraus, wie du:
- Unnötige Anfragen, ständige Unterbrechungen und Ablenkungen erfolgreich abwehrst, um deine Zeit und Energie zu schützen.
- Routinen etablierst, die dir helfen, deine Effizienz nachhaltig zu steigern.
- Deine Energie auf die wichtigsten Aufgaben fokussierst, um spürbare Fortschritte zu erzielen.
Wie du mit der richtigen Umgebung und Gewohnheiten deine Produktivität und dein Wohlbefinden steigerst
Ein inspirierender Arbeitsplatz und eine durchdachte Arbeitsstruktur sind entscheidend, um effizient zu arbeiten. Im Folgenden zeige ich dir zwei Schlüsselaspekte, die dabei helfen:
1. Optimiere deine Umgebung für fokussiertes Arbeiten
Welche Elemente in deiner physischen Umgebung geben dir Energie und fördern deine Motivation? Welche hindern dich? Es ist wichtig, jene Arbeitsbereiche zu identifizieren, die förderlich sind, und andere so zu gestalten, dass sie produktiver werden.
Gilt dies auch für deine digitale Umgebung? Um Ablenkungen zu vermeiden, schlage ich vor, alle Störquellen aus deinem Sichtfeld zu entfernen: Verstaue deine Geräte, lade sie in einem anderen Raum auf oder nutze den Flugmodus. So kannst du deine Aufmerksamkeit ganz auf die wesentlichen Aufgaben lenken.
Auch dein Umfeld spielt eine Rolle: Umgib dich mit Menschen, die dich inspirieren und voranbringen. Wer hingegen deine Energie raubt, sollte nicht im Zentrum deines Netzwerks stehen.
Um dein Arbeitsumfeld optimal zu nutzen, ist es ebenso wichtig, deine digitalen Werkzeuge zu beherrschen. Nur so erreichst du die gewünschten Ergebnisse und verhinderst, dass du dich von Aufgaben überwältigen lässt.
2. Mach deinen Kalender zu deinem Verbündeten
Erkenne zeitraubende Situationen und eliminiere sie. Nimm eine spezielle Anfrage, die du ablehnen kannst, um deinen Kalender zu entlasten. Ein respektvoller und authentischer Umgang ist dabei entscheidend. Du könntest zum Beispiel sagen: „Ich möchte dir helfen, habe jedoch aktuell Prioritäten, die ich einhalten muss. Gerne biete ich dir einen Termin in den nächsten 10 Tagen an.“
Gleiches gilt für spontane Meetings ohne klare Agenda. Überlege dir, ob das Anliegen nicht effizienter per E-Mail oder durch eine kurze Nachricht geklärt werden kann.
Deine Zeit ist wertvoll – sie sollte im Einklang mit deinen Zielen und Prioritäten genutzt werden. Übernimm die Kontrolle über deinen Kalender, damit du mit den Menschen, die dir wichtig sind, echte Fortschritte machst.
Etabliere Routinen für digitale und mentale Hygiene
1. Nutze deinen Kalender als Wegweiser
Anstatt direkt nach dem Aufwachen in E-Mails und Chats zu versinken, empfehle ich, deinen Tag mit einem Blick auf den Kalender zu starten. So behältst du den Überblick und kannst dich besser auf die bevorstehenden Aufgaben vorbereiten. Wähle anschließend die wichtigsten Aufgaben aus deiner To-do-Liste aus. Auf diese Weise vermeidest du unnötigen Stress und behältst die Kontrolle.
Viele der eingehenden Nachrichten entpuppen sich oft als weniger dringlich, als sie zunächst erscheinen. Mit einem strukturierten Ansatz kannst du verhindern, dass du deine Prioritäten aus den Augen verlierst.
2. Schaffe dir ungestörte Zeitfenster
Eine Aufgabe, die deine volle Konzentration erfordert, kann durch äußere Unterbrechungen stark beeinträchtigt werden. Studien belegen, dass das Gehirn mehr als 20 Minuten benötigt, um nach einer Unterbrechung wieder den gleichen Fokus zu erreichen.
Trage dafür Zeitblöcke von 60 bis 90 Minuten in deinen Kalender ein, in denen du ungestört arbeitest. Schalte E-Mail und Chat Benachrichtigungen aus und fokussiere dich auf Aufgaben mit großer Wirkung. Wenn dich Gedanken an andere Dinge ablenken, notiere sie, um später darauf zurückzukommen.
Durch diese Maßnahmen stellst du sicher, dass du und dein Team Projekte erfolgreich abschließen und keine unnötige Energie verschwendet wird.
Die Trennung von Aufgabenplanung und -ausführung als Schlüsselkompetenz
Wähle deine Aufgaben weise
Welche Aufgaben haben unter den gegebenen Bedingungen den größten Nutzen? Dies hängt von deinem aktuellen Ort, der verfügbaren Zeit und deinem Energielevel ab. Der GTD®-Ansatz (Getting Things Done) ermöglicht es dir, eine fundierte Auswahl zu treffen. Nutze spezifische Listen wie „Büro“, „Computer“, „Hohe Energie“ oder „30 Minuten und mehr“, um schnell zu entscheiden, was du als nächstes angehen solltest.
Die sorgfältige Planung der nächsten Schritte am Morgen, indem du deinen Kalender und Posteingang durchgehst, schafft geistige Klarheit. So weißt du genau, was zu tun ist, und kannst deine Aufgaben effizient organisieren.
Stelle sicher, dass deine Handlungen auf deine Ziele ausgerichtet sind
Nimm dir während des Tages kurze Pausen, um zu überprüfen, ob deine aktuellen Aufgaben mit deinen langfristigen Zielen und Bestrebungen übereinstimmen. Dein Gehirn arbeitet am besten, wenn der Sinn einer Handlung klar ist. Ohne klaren Zweck verbrauchst du unnötig Energie und Zeit.
Wenn dir der Sinn einer Aufgabe nicht klar ist, verhandle die Prioritäten entweder mit dir selbst oder deinem Umfeld neu.
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Fazit: Dein Weg zu einer gesunden und produktiven Arbeitsweise
Um in einem gesunden und produktiven Arbeitsumfeld voranzukommen, in dem Druck und Stress minimiert werden, lohnt es sich, die oben genannten Ansätze auszuprobieren. Diese Prinzipien basieren auf der bewährten Getting Things Done-Methode. In unseren speziell entwickelten Trainings lernst du, diese und viele weitere Techniken zur Optimierung deiner Selbstorganisation anzuwenden. Melde dich noch heute an und erlebe, wie du dein Potenzial entfalten kannst – dein Umfeld wird es dir danken!
Über den Autor:
Vincent Mignard ist zertifizierter Getting Things Done® Master-Trainer. Er bildet Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter darin aus, gesunde und leistungsfähige Gewohnheiten zu entwickeln. Mit seinem strukturierten Ansatz, Pragmatismus und Authentizität liefert er GTD-Trainings, die nachhaltigen Wissenstransfer und eine sofortige Umsetzung in die Praxis garantieren.
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